El Principio de Pareto o cómo conseguir excelentes resultados

Tomado de: www.elartedelamemoria.org

Ahora que estamos de vacaciones y “pensando” en exámenes finales tenemos que hacer una reflexión sobre cómo trabajos, estudiamos, el rendiemiento que sacamos a lo que hacemos. Quisiera en estos aspectos hacer una pequeña aportación que podría valernos de cara al futuro. No perdemos nada por leer la presente entrada y puede resultarnos muy reveladora.

1. Pocos tienen mucho y muchos tienen poco

¿Te has preguntado alguna vez cuál es el secreto de determinadas personas para conseguir cosas muy importantes haciendo muy poco? Seguro que conoces a alguien que emplea muy poco tiempo estudiando y saca unas notas estupendas o ganando mucho dinero trabajando pocas horas o siendo altamente productivo trabajando y/o estudiando aunque trabaje y/o estudie durante 2 ó 3 horas al día (de lunes a viernes) solamente. ¿Qué es lo que hacen estas personas que no haces tú?, ¿cuál es su secreto?, ¿cómo lo consiguen? Lo más importante: ¿qué puedes hacer para conseguirlo tú también? La respuesta está en aplicar el Principio de Pareto.

Joseph M. Juran introdujo el nombre en honor del sociólogo, economista y filósofo italiano Vilfredo Pareto (1848-1923). Pareto se dio cuenta de que en la Italia de su época el 20% de la población tenía el 80% de la riqueza del país. Hoy en día eso mismo se sigue aplicando no sólo a Italia, sino a todo el mundo con alguna variación en las cantidades. Pero la idea es la misma, unos pocos tienen mucho y el resto, que son muchos, tiene poco.

Antes de seguir explicándote en profundidad voy a contarte lo que le ocurrió al autor del presente artículo: “Yo trabajaba mucho, demasiado. No sólo por el esfuerzo y empeño que ponía en ello sino por la dedicación y el número de horas. Se podía decir que yo era una de esas personas que se quedaba el último oficina habiendo llegado el primero. Me llevaba el trabajo para casa y me ponía con ello por las noches y en los fines de semana. A pesar de eso, yo no me llevaba la gloria. Los logros y el reconocimiento los conseguían otras personas. Que además trabajaban únicamente durante las horas que ponía en su contrato. Yo me frustraba y me decía: “tienes que trabajar más duro. Tienes que hacer más, emplear más tiempo y poner más empeño”. Pero a la siguiente revisión de objetivos de empresa, me volvía a ocurrir lo mismo. Fue entonces cuando me dije: “Espera un momento, aquí hay algo que no estás haciendo bien. No puede ser que estés trabajando de esta forma y consiguiendo estos resultados tan pobres cuando hay otras personas que no son ni más ni menos inteligentes que tú y que dan mucho menos que tú. Tiene que haber algo que puedas hacer al respecto” Y en efecto lo había. Empecé a fijarme en este grupo de personas. Siempre (y en cualquier empresa) son unos pocos así que lo tenía fácil. Los tenía a todos identificados. Empecé a ver qué era lo que hacían, cómo y en qué se diferenciaba de lo que yo hacía. En todos los casos, la diferencia estaba por un lado en que estas personas hacían lo que debían hacer y por otro en que lo hacían como se debía. Y yo simplemente hacía otras cosas o de otra forma de manera que los resultados eran distintos. Por ejemplo: a mí me parecía que había que describir con muchos detalles lo que ocurría en un problema técnico que tenía entre manos y además que había que adornarlo un poco para hacerle agradable la lectura a quien viniese después a revisarlo o a trabajar en ello. Al compararlo con lo que hacía el grupo de “los elegidos” me di cuenta de que ellos no sólo no daban tantos detalles sino que sólo incluían lo estrictamente necesario y nada de adornos. ¿Qué conseguían con ello? Ahorrar tiempo y esfuerzo. Podría seguir dándote muchos más ejemplos pero no quiero centrar el contenido de este artículo en mis experiencias profesionales. Aunque sí quiero que sepas que mi trayectoria profesional cambió radicalmente según empecé a aplicar el principio de Pareto. Entonces empecé a formar parte del grupo de los elegidos”. Como verás más abajo, este principio se aplica perfectamente al campo de los estudios, no sólo al del trabajo. ¿Quieres conseguir lo que hacen otras personas que sacan las notas más altas sin dejarse la vida en ello? Pues sigue leyendo.

2. ¿En qué consiste?

El principio de Pareto también se conoce como la “regla del 80/20″, “regla del 80-20″ o el “principio del factor de parquedad” (factor sparsity en inglés). No es algo estricto en el sentido de que siempre se cumpla la proporción 80/20. Unas veces la regla es del 70/30,

90/10,

99/1, …

Pero tomaremos el 80/20 como punto de referencia.

Todo se refiere a lo mismo: Un 20% de lo que haces produce el 80% de los resultados que obtienes y viceversa, un 80% de lo que haces produce el 20% de los resultados.

Esto lo vas a ver enseguida con un ejemplo. Yo jugaba al fútbol en el equipo del barrio. Me gustaba mucho. Me lo tomaba muy en serio. Siempre me esforzaba por ser el mejor. Entrenaba duro, incluso solía hacer un día o dos extra de entrenamiento por mi cuenta. Para mí era frustrante ver cómo otros compañeros de equipo conseguían la gloria porque marcaban goles. Yo trabajaba enormemente durante todo el partido. Corría sin parar. Subía la banda, la bajaba, daba pases de gol, robaba balones al contrario. No me consideraba un mal jugador. Mi técnica no era la de Maradona pero sí podía decir que estaba por encima de la media (de un equipo de barrio). De todas formas, los laureles se los llevaban otras personas y siempre coincidía con el número de goles marcado.

¿Qué hacía mal? Entrenaba más que ellos. Me esforzaba más. Corría más. Ésto es lo que me ocurría: El 80% de lo que yo hacía para prepararme para los partidos estaba relacionado con la forma física, el control del balón, las asistencias a los demás.

¿Qué conseguía? Un 20% de la gloria en el equipo. Porque no marcaba goles.

¿Qué hacían aquellas una o dos personas que lideraban al equipo y se llevaban los elogios de los demás?  Corrían poco, perdían balones y entrenaban mal. Pero !marcaban goles! Y eso es lo que se necesita para ganar los partidos. No estoy diciendo con ésto que hay que volverse un egoísta y no dar ningún pase de gol al compañero para meterlos todos nosotros. A lo que me refiero es a que yo no concentraba mis esfuerzos en trabajar lo que producía los resultados que yo tanto ansiaba. No me preparaba los remates a puerta, no pensaba en marcar yo el gol. Siempre buscaba a alguien más para pasar el balón. Por el contrario, trabajaba en cosas que aun siendo buenas, no me llevaban a donde yo quería.

Para terminar con el relato personal, decir que en los últimos dos años que estuve jugando, no sólo me divertí mucho más que en todas las temporadas anteriores sino que fui el máximo goleador del equipo. No porque me hubiese vuelto el mejor. El cambio fue que pensé en marcar goles y me preparé física y mentalmente para ello. En cuanto había una oportunidad, allá iba. Fallaba muchas, pero también marcaba en muchas. Me esforzaba menos, corría menos. Pero con lo poco que hacía, conseguía “la gloria” ;)

Otros ejemplos

[La proporción 80/20 es sólo orientativa, modifícala a tu gusto]

  • Las comidas azucaradas te dan mucha energía para el momento después de comerlas. Pero enseguida tienes que volver a comer porque la energía se ha esfumado. Puedes pasarte el día comiendo bizcochos, pasteles y tartas pero te encontrarás con un nivel bajo de energía la mayor parte del tiempo. El principio de Pareto entra en acción: El 80% de lo que comes (azúcares), te da únicamente el 20% de la energía que necesitas
  • El 20% de la ropa que tienes es la que te pones. El restante 80% se queda en el armario
  • Utilizas el 20% de todas la funcionalidades de tu teléfono móvil último modelo en el mejor de los casos. El restante 80% está ahí pero nunca lo utilizas
  • Cuando bebes una cerveza, el 20% de lo que ingieres te sirve para algo, el otro 80% tu cuerpo lo deshecha. Éste seguramente sea un caso en el que una proporción de 95/5 sería más realista
  • El 80% del tiempo que empleas viendo la televisión te da un 20% de información nueva o que necesitas o que te gusta. Sólo es útil el 20% del tiempo que te pasas delante de la televisión. A mí no me gusta la televisión y en mi caso la proporción es del orden de 99/1. Por lo que no la veo nada

Aplícalo cuando estudias (trabajas / haces deporte / haces la compra/…)

  • Si el 80% de la nota del examen sale del contenido de un documento escrito que tienes que presentar al profesor antes del examen y el 20% de la nota sale de los 4 libros que forman la bibliografía de la asignatura, trabaja en el documento y deja los 4 libros en un segundo plano
  • Si el profesor te da 10 libros que te pueden servir para aprobar la asignatura y te dice que en 2 de ellos está todo lo que necesitas saber para sacar la máxima nota pero que con los otros también se puede conseguir, ve a por los 2 que te dice y, si tienes tiempo o te apetece, luego puedes ir a por los otros.
  • Si con 2 horas de estiramientos y ejercicio de fuerza y aeróbico a la semana desde casa tienes suficiente para mantener tu nivel de energía alto, sentirte sano y ágil, ¿por qué no hacerlo en lugar de apuntarte al gimnasio, la piscina y tomar complementos vitamínicos en cápsulas? Imagina que el tiempo de ida, ejercicio y vuelta del gimnasio y piscina son 8 horas  (no sólo eso, también tienes que contar el dinero de ambas cosas y de las cápsulas). ¿Ves a qué me refiero?
  • Si resulta que reunirte con el profesor en su despacho y pedirle que te resuelva algunas dudas que tienes, te va a conseguir por un lado que ya no tengas esas dudas y por otro que el profesor sepa quién eres y que pones gran interés en su asignatura (sobre todo en la Universidad, son tantos los alumnos que tienen los profesores que no conocen ni de vista al 80% de sus alumnos); ¿por qué no hacerlo?
  • Si una camisa preciosa que acabas de ver en una tienda cuesta 3 veces más que otra cualquiera y no vas a tener oportunidad de lucirla a menudo por la razón que sea, ¿por qué hacer ese gran gasto si apenas vas a usar lo que compras?

3. ¿Cómo aplicar el principio de Pareto con éxito?

Muy sencillo. Sólo tienes que:

  • Observar fuera. Mira lo que hacen otros para conseguir esas notas altas, esos resultados (en la Universidad, en el trabajo, en el deporte, …)
  • Observar dentro (de ti). Fíjate en lo que mejor resultado te da. Ten en cuenta lo que haces y lo que consigues con ello. Dale un repaso al día, por ejemplo
  • Practicar. Pon en práctica lo que has visto que les sirve a otros y a ti mism@ y quédate con lo que te sirva
  • Dejar que los resultados te lleguen

Baloncesto

4. Aplicación al Estudio

Una pregunta importante es cómo aplicar la Regla del 80/20 (o Principio de Pareto) cuando te pueden preguntar cualquiera de todos los temas disponibles para un examen. Es decir, si no hay temas que puedas descartar y, por lo tanto, te tienes que estudiar todos, ¿cómo se aplica Pareto?

  • Clarificación I: Este principio lo puedes aplicar a cualquier cosa. Ya sea en el campo de los estudios, de las relaciones personales, del crecimiento personal, del rendimiento laboral, del deporte, de la alimentación, de la educación, …
  • Clarificación II: Cuando aplicas correctamente la Regla del 80/20 filtras el número de tareas a realizar para conseguir tu objetivo y te quedas con las que te empujan directamente hacia el mismo. Es decir, descartas tareas y no necesariamente contenido (temario)
Ejemplo

Quieres ser muy bueno practicando un deporte dado que nunca antes habías probado. Baloncesto, por ejemplo. Y puedes plantearte tu objetivo, de ser realmente buen@ jugando al baloncesto, de una de las siguientes tres formas:

  • Caso 1: Te pones a jugar como si te fuera la vida en ello. Dedicas todo el tiempo que tienes disponible. Eres el máximo exponente del tesón y la fuerza de voluntad. Aprendes las reglas sobre la marcha. Lo mismo haces con los movimientos, la forma de manejar el balón, el bote, el pase, las reglas, … Aprendes prácticándolo
  • Caso 2: Investigas sobre qué necesitas hacer para acabar jugando muy bien a este deporte y averiguas que necesitas aprender: A botar el balón, a pasarlo por detrás, por delante, botando, a distancia corta, media, larga; las reglas; los nombres de los tipos de jugador, sus posiciones, su función; la táctica, las jugadas; las posiciones defensivas; qué son los bloqueos; el tiro a canasta, el tiro en suspensión; encestar en forma de bandeja, con apoyo en el tablero; (…) Una vez te haces cargo de todo lo que necesitas hacer, de nuevo, empleas todo tu tiempo y una gran fuerza de voluntad trabajando todas esas áreas que te van a hacer jugar como una estrella.
  • Caso 3: Realizas la labor de investigación del caso 2 y te fijas en aquéll@s grandes jugador@s de la historia de este deporte. Averiguas que vas a necesitar mejorar tu forma física para poder saltar más alto en parado y en carrera; aumentar tu musculatura corporal, tu capacidad aeróbica; (…); fortalecer tu entereza mental y aumentar tu capacidad de soportar presión externa en momentos difíciles; encontrar algún club más o menos cerca de donde vives para jugar en equipo; verte grabad@ en vídeo, practicando lo aprendido, para afinar, para ajustar, mejorar, depurar errores y elevar el rendimiento; asistir a partidos de élite para ver con tus propios ojos cómo juegan l@s mejores; Y todo ello para después poner en práctica todo lo que aprendes, seguir mejorando y acercarte a tu objetivo de ser un@ excelente jugador@.
Tu amigo Pareto entra en acción

Has oído hablar de esta gran regla con la que vas a poder conseguir tu sueño en tiempo récord y decides ponerla en práctica de una de estas tres formas:

  • Caso 1: Lo que te va a acercar irremediablemente a tu objetivo es jugar al baloncesto. De entre todo lo que te permite practicar el deporte en la cancha, identificas el tiro a canasta y el pase como los puntos clave. Es decir, del 20% de las tareas con las que se consigue el 80% de los resultados, decides que son esas dos (tiro y pase). Plan de acción: Practicar los puntos clave hasta la saciedad.
  • Caso 2: Para ser realmente buen@ necesitas aprender todas las cosas que se nombran en el punto 2. De entre todas ellas, identificas como tareas clave (por ejemplo): manejo de balón, tiro, reglas, posición defensiva y jugadas en ataque. Plan de acción: Estudiar las reglas y los tipos de jugadas que puede hacerse en ataque, practicar el manejo de balón, el tiro y la posición defensiva.
  • Caso 3: Entre todas las tareas del punto 2 y el 3 anterior, llegas a la conclusión de que las áreas clave son (por ejemplo): manejo de balón y tiro, aumento de la fortaleza física y la entereza mental, jugar partidos en equipo y asistir a encuentros profesionales. Plan de acción: realizar ejercicios de tiro y manejo de balón, pesas, meditación y ahorrar para comprar entradas para los partidos de élite.
¿Cuál es previsiblemente el resultado?
  • Caso 1: Casi seguro que no vas a conseguir ser muy buen@ jugador@ de baloncesto. Y si lo consigues habrá pasado una infinidad de tiempo. Tanto que tu permanencia en el máximo nivel será muy breve porque ya serás demasiado mayor.
  • Caso 2: Es posible que lo consigas. Aunque tardarás mucho en conseguirlo.
  • Caso 3: Lo más probable es que lo consigas en relativamente poco tiempo.

El Principio de Pareto o Regla del 80/20 te dice que en el 20% de las tareas que realizas está el 80% de los resultados. Es algo así como que, haciendo unas determinadas cosas consigues mucho más que haciendo otras y, si las identificas claramente,te centras en ellas y las haces, obtienes el máximo resultado posible del tiempo que empleas. Del mismo modo que si haces muchas cosas y empleas mucho tiempo pero no son las adecuadas, pierdes tu tiempo y tu esfuerzo.

Un 20% de lo que haces produce el 80% de los resultados que obtienes y viceversa, un 80% de lo que haces produce el 20% de los resultados.

Veamos los distintos grupos de estudiantes que lo usan:

4.1. No aplicas Pareto

Características:
  • No has oído hablar de este Principio o, si lo has hecho, nunca lo has puesto en práctica
  • Realizas las tareas de estudio:
    • según te van surgiendo o
    • de forma secuencial (desde el comienzo hacia delante) o
    • por prioridades que tú mism@ estableces o
    • realizando primero lo más difícil o
    • primero lo más sencillo o
    • primero lo más divertido o
    • primero lo más aburrido o
    • primero lo más interesante
  • Piensas que lo tienes que estudiar todo y si te da tiempo fenomenal y si no, mala suerte
Resultados:

Indeterminados. Puede que te salga bien, regular o mal pero lo normal es que emplees demasiado tiempo y esfuerzo. La mayoría de las veces, los resultados no están en proporción con el esfuerzo realizado. Frustración, desesperación,  desánimo y desmotivación son los sentimientos habituales tras este tipo de estrategia.

4.2. Aplicas Pareto sólo sobre el temario

Características:
  • Sabes en qué consiste este Principio y lo aplicas de forma implacable con el temario
  • Lo que sí te van a preguntar en el examen, lo estudias. Estás segur@ de qué es lo que no te van a preguntar y todo esa parte ni la miras
  • Elaboras una lista de prioridades: En los puestos altos (prioridad alta) están los temas que con mayor certeza te van a preguntar en el examen. Al final de la lista están los de menor probabilidad pero que no se han quedado fuera de la lista de temas a estudiar
  • No elaboras una lista de prioridades: Como has seleccionado los temas que con mayor probabilidad van a aparecer en el examen y los quieres estudiar todos, te da igual por dónde empezar
  • Estudias:
    • según la lista de prioridades que has elaborado o
    • de forma secuencial (desde el comienzo hacia delante) o
    • realizando primero lo más difícil o
    • primero lo más sencillo o
    • primero lo más divertido o
    • primero lo más aburrido o
    • primero lo más interesante
Resultados:

Ídem-. Ahorras un poco de tiempo y esfuerzo con respecto al grupo anterior (Sin aplicar Pareto)

4.3. Aplicas Pareto sobre el temario y sobre lo demás

Nota: En “lo demás” entran todas aquellas cosas que tienen un impacto importante sobre los resultados mientras te preparas para el examen. Es decir, si estás agotad@ tu rendimiento va a disminuir enormemente. Lo mismo ocurre con:

  • estrés (continuado)
  • falta de horas de sueño
  • pésima forma física
  • relaciones personales insatisfactorias (de familia, de amistad o de pareja)
  • deficiente alimentación (rica en carnes y grasas y pobre en frutas y verduras)
  • desconocimiento sobre la aplicación de Sistemas de Memoria; Técnicas de Productividad, Estudio, Lectura Rápida, Repaso o elaboración y uso de Mapas Mentales
  • estado de ánimo negativo o destructivo (pesimismo, frustración)
  • baja autoestima
  • [nadie mejor que tú mism@ para completar la lista]
Características:
  • Identificas en qué vas a emplear tu tiempo y esfuerzo. Elaboras una lista de temas a estudiar (si es que puedes dejarte alguno sin aprender) y de tareas a realizar. Éstas últimas son todas aquéllas que tienen un impacto significativo importante sobre tu labor de estudio. Por ejemplo: si crees que necesitas memorizar más rápidamente, más información y con mayor facilidad, investiga y pon en práctica formas de hacerlo (que las hay y muchas); si lees muy despacio o crees que empleas demasiado tiempo leyendo, aprende técnicas de Lectura Rápida; si la mayor parte del tiempo la pasas lamentándote de lo mala que es tu situación actual, que también fue en el pasado y las perspectivas tan oscuras que tienes para el futuro, esto necesitas cambiarlo ¡ya!; si siempre te sientes agotad@ y apenas puedes mantener la concentración, busca las causas y actúa, cámbialo; …
  • Estás en control de la situación, tú diriges
  • Aplicas Pareto de forma implacable
  • Elaboras una lista de prioridades: En los puestos altos (prioridad alta) están las tareas más importantes y que más afectan al resultado final. Al final de la lista las menos importantes
  • No elaboras una lista de prioridades
  • Te pones manos a la obra:
    • según la lista de prioridades que has elaborado o
    • de forma secuencial o
    • realizando primero lo más difícil o
    • primero lo más sencillo o
    • primero lo más divertido o
    • primero lo más aburrido o
    • primero lo más interesante
Resultados:

Los mejores posible dados el tiempo y esfuerzo empleados. Los cuales serán mucho menores en algunos casos y mucho mejor aprovechados en otros. El rendimiento que muestras estando en este grupo es muy superior a cualquiera de los dos anteriores. Por tanto, los resultados son muy superiores a los que conseguirías estudiando si te encuentras en alguno de los dos primeros grupos.

Baloncesto

5. La primera tarea clave

La primera tarea clave que forma parte de ese 20% de cosas que consiguen el 80% de los resultados que buscas es la de investigación. Elabora la lista de cosas que necesitas hacer para conseguir lo que quieres. Y con la lista delante averigua cuáles, de entre todas ellas, contribuyen en mucha mayor medida que el resto a que eso ocurra. Estas pocas últimas son las que terminan de completar el 20% de tareas que dan el 80% de los resultados.

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